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「これ、誰が返す？」を毎回相談
問い合わせが来るたびに担当者を探し、メールを転送する。その小さな作業に時間がかかります。
事務局の問い合わせ対応を、もっとシンプルに
問い合わせが来るたびに、
「誰が返す？」を減らす。
いつものメールを中心に、
AIが仕分けと返信準備をサポートします。
AIが仕分けと返信準備をサポートします。
問い合わせが届くとAIが内容を確認。確信が持てる場合だけ返信案を作り、既定では管理者の承認後に送信します。判断できない内容は、無理に答えず担当者へ回します。
- ✓確信が持てない時は、返信案を作らず人へ
- ✓既定は「承認あり」。承認するまで顧客に届かない
- ✓担当者は、普段のメールを中心に対応できる
「自社の事務局でも使える？」という段階でも、お気軽にご確認いただけます。
既定は承認ありAIの返信案は
確認してから送信
確認してから送信
やることは、とてもシンプルです
1問い合わせが届く
→
2AIが内容を確認
→
3承認して送信 / 人へ
今のメール運用を大きく変えない担当者はメールを受け取って返信できます
AIが迷ったら、下書きすら作らない確信が持てない内容は、そのまま担当者へ
既定は「承認あり」で安心管理者が承認するまで顧客には届きません
まずは「今まで」と「導入後」の違いを、
ご覧ください
新しい作業を増やすのではなく、「担当者探し・転送・確認」の手間を減らします。
今まで
問問い合わせ
→
人誰が返す？
×届いたメールを見て、担当者を探す
×担当者へ転送して、対応をお願いする
×誰が返信したか、あとで確認する
×同じ質問に何度も同じ文章を書く
jimukyoku.ai 導入後
問問い合わせ
→
AIAIが仕分け
✓AIが内容を見て、回答できるかを判定
✓回答できる時だけ、AIが返信案を作る
✓既定では管理者が内容を確認して承認
✓判断できない質問は、そのまま担当者へ
ポイント：AIが判断できない時は、返信案そのものを作りません。
自社の問い合わせ対応に当てはめて確認したい方へ実際の管理画面や利用イメージを資料でご確認いただけます。
無料相談・申し込みはこちら
こんな「ちょっとした手間」が、
積み重なっていませんか？
システムの話より先に、毎日の困りごとから考えます。
2
同じ人に二重で返信してしまう
誰が対応しているか分からず、二重返信や見落としが起きやすくなります。
3
イベントのたびに、また一から
前回の対応ルールや返信文を引き継げず、毎回同じ準備をやり直してしまいます。
AIがどう動くのか、
順番にご説明します
「AIが勝手に返信する」のではありません。まず回答してよい内容かを判断し、返信案ができても人の承認を経てから送るのが基本です。
1
問い合わせを受け取る
お客様から、いつもの受付メールアドレスに問い合わせが届きます。
↓
2
AIが「確信を持って答えられるか」を判定
問い合わせ内容を確認し、AIが回答してよい内容かどうかを判断します。
確信が持てる
返信案を作成
AIが回答案を作ります。既定では、この時点で顧客には送信されません。
確信が持てない
下書きすら作らず、人へ
無理に回答案を作らず、問い合わせ内容を担当者へ回します。
↓
3
既定は「承認ありモード」
AIが作った返信案は、管理者が承認するまで顧客には届きません。管理者はメール内のリンクから確認・承認できます。
↓
4
承認後に、はじめて顧客へ送信
内容を確認したうえで送れるので、「AIが知らないうちに返信していた」という運用を避けられます。
管理者も、毎回管理画面を開く必要はありません。承認はメールに届くリンクから行えます。
AIに渡す情報と、渡さない情報。
範囲を明確にして管理します
「AIに個人情報まで渡るのでは？」という不安を減らすため、AIが扱う情報の範囲を明確にしています。
AIに渡す情報
回答判断に必要な内容だけ
- ✓問い合わせ本文のうち、回答判断に必要な内容
AIに渡さない情報
必要のない情報は渡しません
- ×顧客名
- ×メールアドレス
- ×添付ファイルの中身
さらに： AIが確信を持てない問い合わせは、回答案を作らず担当者へ回します。返信案が作られた場合も、既定では管理者の承認が完了するまで顧客へ送信されません。
実際の管理画面
普段はメール中心。
必要な時だけ、画面でひと目で確認。
管理画面は、初期設定や対応状況を確認したい時に使います。日々の問い合わせ対応はメールが中心なので、必要な時だけ画面を確認できます。
画面キャプチャーはクリックすると拡大できます
問い合わせ受信箱
ダッシュボード
振り分けルール
担当者・チーム
実際の画面を見て、使い方をイメージできたら自社での使い方も資料で確認できます。
無料相談・申し込みはこちら
必要な機能を、むずかしい言葉なしで
「どんな機能か」ではなく、「何をしてくれるか」でご紹介します。
答えられる時だけ、返信案を作る
AIが確信を持てる問い合わせだけ返信案を作成。判断できない時は、下書きすら作りません。
機能名：AI回答判定
判断できない質問は担当者へ
AIで回答しない問い合わせは、内容に合った担当者やチームへ知らせます。
機能名：振り分け・担当者通知
既定は、送る前に人が確認
AIの返信案は管理者が承認してから送信。メール内リンクから確認できます。
機能名：承認ありモード
問い合わせをまとめて確認
未対応・承認待ち・返信待ち・完了などを一覧で確認できます。
機能名：問い合わせ受信箱
よく使う返信文を保存
毎回同じ文章を打ち直さず、登録した文面を使えます。
機能名：テンプレート管理
メール以外の窓口にも対応
LINEやチャットなどの問い合わせもまとめて管理できます。
※別オプション
お申し込みから運用開始まで、
この順番で進みます
導入までに何をするのかを、先に整理してご紹介します。具体的な開始時期は、初期設定の内容を確認したうえでご案内します。
導入スケジュールは、事前に確認できます
窓口や担当者、振り分けルールなどを確認し、運用開始までの進め方をご案内します。
お申し込み
利用する事務局や問い合わせ窓口を確認します。
初期設定
受付メールや担当者、振り分けルールなどを設定します。
確認・テスト
問い合わせが正しく振り分けられるか、返信の流れを確認します。
運用開始
あとは普段のメールを中心に、問い合わせ対応を始められます。
開始希望時期がある場合は、資料請求・ご相談時にお知らせください。
よくあるご質問
ITやAIに詳しくない方から、よくいただくご質問です。
パソコン操作が苦手でも使えますか？
はい。普段お使いのメールを中心に対応できるため、新しい操作をたくさん覚える必要はありません。管理画面は、必要な時だけ確認できます。
AIが自信のない内容にも返信案を作りますか？
いいえ。AIが確信を持てない場合は、下書きすら作らず、その問い合わせを担当者へ回します。
AIの返信が、そのまま勝手に顧客へ届きませんか？
既定は「承認ありモード」です。AIが返信案を作っても、管理者が承認するまでは顧客に送信されません。
承認のたびに管理画面へログインしますか？
いいえ。管理者はメール内のリンクから返信案を確認し、承認・却下できます。
AIには顧客の個人情報も渡しますか？
AIに渡す情報は回答判断に必要な範囲に限定し、顧客名・メールアドレス・添付ファイルの中身はAIに渡しません。
まずは実際の画面を見て、
「自社で使えそうか」をご確認ください。
AIの仕組み、管理画面、導入までの流れを、むずかしい言葉を使わずにまとめています。
無料相談・申し込みはこちら導入をまだ決めていない段階でも、安心してご確認いただけます。
無料相談・お申し込み
まずは、お気軽にご相談ください。
導入を決めていなくても大丈夫です。「自社の事務局でも使える？」「具体的な運用方法を知りたい」といったご相談から承ります。
